Löhne verwalten
Löhne auszahlen und mit der Bank abgleichen
Zahlung per E-Banking, Import des Bankauszugs camt.053, Status «Bezahlt» der Lohnabrechnungen
Die Lohnbuchhaltung von Plugin.ch berechnet die Lohnabrechnungen und verbucht sie in der Buchhaltung, zahlt das Geld aber nicht aus. Sie zahlen die Löhne wie gewohnt über Ihr E-Banking. Die Zahlung wird in Plugin.ch erfasst, wenn Sie den Bankauszug importieren: Jede Lohnabrechnung erhält dann den Status Bezahlt.
Wenn eine Lohnabrechnung freigegeben und verbucht wird, wird der Nettolohn dem Konto Nettolöhne zu bezahlen gutgeschrieben (2290 im vorgeschlagenen Kontenplan). Die Bankzahlung gleicht dieses Konto aus: im Soll Nettolöhne zu bezahlen, im Haben Ihr Bankkonto. Wenn alle Löhne bezahlt sind, ist der Saldo des Kontos null.
Lohnlauf des Monats: Ausbezahlte Lohnabrechnungen haben den Status «Bezahlt».
Zahlen Sie die Löhne über Ihr E-Banking
Für jede mitarbeitende Person ist der auszuzahlende Betrag der Nettolohn zur Auszahlung der Lohnabrechnung. Ist die IBAN im Personalblatt erfasst, zeigt die PDF-Lohnabrechnung auch das Konto, auf das der Lohn zu überweisen ist. Sie können pro Person einen Auftrag oder einen einzigen Sammelauftrag für den ganzen Monat erteilen: Plugin.ch erkennt beides.
Tipp: Füllen Sie das Feld IBAN im Personalblatt jeder mitarbeitenden Person aus. Es dient zum Erkennen der Zahlung im Bankauszug, auch wenn der Name der Person nicht im Buchungstext steht.
Importieren Sie den Bankauszug camt.053
Laden Sie den Kontoauszug im Format camt.053 (XML-Datei) aus Ihrem E-Banking herunter. Öffnen Sie in Plugin.ch das Menü Rechnungen → Hauptbuch verwalten, dann die Registerkarte Camt.053 :
- im Feld Einzulesende Datei camt.053.xml wählen Sie die Datei;
- im Feld Mit der Datei verknüpftes Bankkonto wählen Sie in der Liste das Bankkonto des Kontenplans, das zum Auszug gehört;
- klicken Sie auf Datei einlesen.
Die Bewegungen des Auszugs werden mit Datum, Buchungstext und Betrag angezeigt. Zu diesem Zeitpunkt ist noch nichts gespeichert.
Prüfen Sie die erkannten Zahlungen
Plugin.ch sucht unter den Belastungen des Auszugs nach Lohnzahlungen. Findet es welche, erscheint eine Meldung, die Spalte Konto ist bereits mit Nettolöhne zu bezahlen ausgefüllt, und der Buchungstext beginnt mit «Lohnzahlung», dem Monat, Name und Vorname der Person und einer Markierung in eckigen Klammern, zum Beispiel [SAL-17]. Dieser Text ist in der Sprache der Verwaltung geschrieben.
Die beiden Zahlungen vom Juni sind erkannt; für die Stromrechnung und den Zahlungseingang wählen Sie selbst ein Konto.
Eine Belastung wird als Lohn einer Person erkannt, wenn:
- ihr Betrag genau dem Nettolohn einer freigegebenen, noch nicht bezahlten Lohnabrechnung entspricht, deren Auszahlungsdatum weniger als sechs Monate zurückliegt;
- und die IBAN des Empfängers jener im Personalblatt entspricht oder der Nachname der Person im Buchungstext steht.
Passen mehrere Lohnabrechnungen (zum Beispiel derselbe Nettolohn mehrere Monate hintereinander), wählt Plugin.ch jene, deren Auszahlungsdatum dem Datum der Belastung am nächsten liegt. Eine bereits bezahlte Lohnabrechnung (durch einen früheren Auszug, eine Sammelzahlung oder von Hand) wird nie ein zweites Mal vorgeschlagen.
Passt keine einzelne Lohnabrechnung, vergleicht Plugin.ch die Belastung mit dem Total der freigegebenen, nicht bezahlten Nettolöhne eines Monats. Ist es gleich, handelt es sich um eine Sammelzahlung: Der Buchungstext beginnt mit «Lohnzahlungen» und trägt eine Markierung wie [SALM-2026-09].
Ein einziger Auftrag für alle Löhne vom September: Er wird an seinem Gesamtbetrag erkannt.
Die übrigen Bewegungen (Rechnungen, Zahlungseingänge) bleiben unverändert: Wählen Sie ihr Konto wie gewohnt. Sie können ein vorgeschlagenes Konto oder einen Buchungstext vor dem Speichern auch ändern.
Übernehmen Sie die Bewegungen ins Journal
Klicken Sie auf Ins Buchungsjournal übernehmen. Jede Bewegung mit einem Konto wird zu einer Journalbuchung; Bewegungen mit «-» werden ignoriert.
Sobald die Buchungen im Journal sind, erhalten die betroffenen Lohnabrechnungen den Status Bezahlt in der Registerkarte Lohnlauf des Monats: Die Markierung [SAL-…] oder [SALM-…] im Buchungstext stellt die Verbindung her. Löschen Sie sie deshalb nicht aus dem Buchungstext.
Eine Sammelzahlung [SALM-…] markiert alle freigegebenen Lohnabrechnungen des betreffenden Monats als bezahlt.
Eine Lohnabrechnung von Hand als bezahlt markieren
Wurde der Lohn anders bezahlt (bar, von einem Konto, dessen Auszug Sie nicht importieren) oder nutzt der Club die Buchhaltung nicht, öffnen Sie die freigegebene Lohnabrechnung im Lohnlauf des Monats und klicken Sie auf Als bezahlt markieren. Die Lohnabrechnung erhält den Status Bezahlt ohne Buchung: Erfassen Sie die Zahlung bei Bedarf selbst im Journal.
Eine von Hand als bezahlt markierte Lohnabrechnung: Die Schaltfläche heisst nun «Als nicht bezahlt markieren».
Die Schaltfläche Als nicht bezahlt markieren entfernt diese manuelle Markierung. Eine über den Bankauszug bezahlte Lohnabrechnung hat diese Schaltfläche nicht: Sie zeigt stattdessen den Vermerk Bezahlt (Bankauszug) und bleibt bezahlt, solange die Zahlungsbuchung mit ihrer Markierung [SAL-…] oder [SALM-…] im Journal steht.
Diese Schaltflächen gibt es nur bei einer freigegebenen Lohnabrechnung: Ein Entwurf kann nicht als bezahlt markiert werden.
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